I detta inlägg tar vi en titt på typiska tidsbovar. Uppgifter och sidoaktiviteter som tar onödigt mycket tid och engagemang i varumärkeshantering och vad du kan göra för att stoppa dem.
Filhanteringen är utspridd
Oavsett företagsstorlek samlar alla på sig ett stort antal filer. Hundratals timmar läggs ner på att skapa marknadsföringsmaterial, företagspresentationer, fotografier och illustrationer. Allt det skapade materialet har tyvärr en ovana att sedan hamna på villovägar. De sparas ner lokalt på någons dator och olika avdelningar har olika verktyg eller lagringsplatser online där de delar filer sinsemellan.
Det blir en oerhörd tidsinvestering att jaga reda på material när det inte står helt klart om var det finns. Var det den kreativa byråns Google Drive, vår egen Dropbox eller nedsparat på OneDrive hos den där kollegan som slutade förra månaden? För att inte nämna hur svårt det blir att hinna med för de som har koll på var filerna finns och måste återkoppla till andra inom företaget om var de hittar det ena eller det andra.
Det går tack och lov att förebygga genom att skapa en struktur och policy för hur filer ska hanteras. Det skadar inte heller att samla allt i ett och samma system – på så sätt blir det tillgängligt och enklare för alla att lokalisera materialet själva.
Onlineförvaring, vad är det?
Som en vidareutveckling till avsnittet ovan är det viktigt att ha sin lagringsplats online och tillgängligt för externa intressenter. Varför? Jo, det är vanligt att det finns en extern byrå, fotograf eller frilansare som skapar illustrationer, tar fotografier eller bygger upp material till en kampanj. Är lagringslösningen ett intranät kan de inte ladda upp filerna direkt och måste gå via en anställd – tidsödande.
För många organisationer är det också frågan om hur materialet ska distribueras till återförsäljare. I franchiseverksamheter eller där produkter säljs i diverse butiker måste ju också dessa butiksägare eller marknadsförare snabbt komma åt rätt material.
En lagringsplats online i ett system gör det möjligt att presentera materialet; och inte bara länka till en allmän bilbank eller mediadatabas med orden "du hittar allt här". Systemlösningar har också stöd för sökbarhet och att kunna strukturera mediabanken.
Illa genomtänkt struktur och ologisk namngivning
Mappsystem blir lätt svårt att underhålla och hålla uppdaterade, speciellt om det är många kockar som ska reda med soppan. Tankarna om hur det filer ska namnges och var de ska stoppas in i strukturen skiljer sig åt och skapar kaos. Tiden rinner iväg när någon ska leta igenom alla mappar efter rätt fil eller försöka hitta rätt fil när namngivningen inte är tydlig.
En lösning är självfallet att ha en genomtänkt namngivningspolicy, men också att snegla på en lösning med mediabank där det går att kategorisera, strukturera och filtrera filer. Hitta allt av en viss filtyp eller rätt taggar.
Dålig översikt av gamla och nya versioner
Det måste inte ske en komplett rebranding för att det ska vara intressant att ha koll på vilken version av materialet som är aktuellt. Det kan vara så enkelt som att logotypen uppdateras där det grafiska elementet ska vara kvar men att varumärkesnamnet i klartext tas bort – men i sig kräver det en insats för att säkerställa att det bara är den nya loggan som används.
För att säkra versionshantering och vilket material som är aktuellt och vilka filer som ska arkiveras är det enklast att hantera allt i ett system. Ett system där ni kan sålla bort inaktuellt material, meddela om uppdaterade riktlinjer eller ändringar i kampanjunderlag.
Avsaknad av backup
Alla har drabbats någon gång. Datorn kraschar oväntat och går inte att väcka till liv igen och lokalt nedsparade filer är borta för alltid... Någon råkar radera en fil och den försvinner ut i etern utan möjlighet till räddning...
Tidstjuven nummer ett i fallet är panikförsöken att återskapa filerna och sedan det jobba arbetet som följer att identifiera vilket material som nu saknas och behöva göra om det.
Systemlösning hjälper till att rädda filhanteringen från misstag som kan drabba den bästa av oss.
System på plats hjälper er
Du har nu fått läsa dig igenom fem vanliga tidstjuvar i brand management-sammanhang. Det är uppenbart att vi vurmar för gedigna arbetsprocesser och systemstöd som lösningen på samtliga problem. Har ni inget av det på plats idag vill jag passa på att tipsa om vårt white paper om just Brand Management och systemlösningar. Du laddar ner det genom att klicka på länken nedan.
