Varför det faktiskt spelar roll hur du namnger dina filer

Namngivning av filer är en DAM-fråga

Digital Asset Management (DAM) innefattar alla beslut och arbetssätt runt digitala filer. Hur namngivning av filer ska fungera är ett av de viktigare besluten som ska styras upp när man ska strukturera upp arbetet med DAM (eller implementera en DAM-lösning såsom en mediabank) i en organisation.

Ta fram en namngivningspolicy

Att styra upp namngivning av filer, handlar om att ta fram en policy eller riktlinjer för hur filer ska namnges. En enkel sådan policy skulle till exempel kunna se ut enligt följande:

Dagens Datum + dina initialer + tresiffrigt löpnummer + filändelse
(med understreck mellan varje del) som dår ger filnamnet:

20180618_CL_001.jpg

Bra eller dålig policy? Oavsett vilket, skulle denna policy i alla fall göra det enklare för dig som användare när du sparar dina filer. Du skulle inte behöva stanna upp och fundera innan du skriver in filnamnet, eftersom du redan vet vad det ska vara.

Att göra det enklare för användarna är ett syfte med att införa en policy för namngivning av filer, men det finns flera. 

En bra policy säkerställer fungerande länkar

En fördel med exemplet ovan är att den kommer leda till filnamn som är beständiga över tid, det vill säga filnamn som ingen kommer behöva ändra på. Detta är viktigt utifrån spårbarhet – utifrån att alltid vara säker på att hitta filen via dess namn.

Säg till exempel att du har en bild som heter Eva-Andersson.jpg Detta namn kan tyckas vara lämpligt eftersom det faktiskt talar om vem bilden föreställer, men vad händer om Eva gifter sig och byter namn? Kommer du då byta namn på bilden?

Skulle du byta namn på filen skulle du därmed bryta spårbarheten. Tänk till exempel på vad som skulle hända om någon monterat bilden i ett InDesign-dokument? Det skulle innebär att länken bryts, och det skulle vara mycket svårt att lokalisera filen. Å andra sidan, om du inte byter namn, blir det också förvirrat. Vad händer om personen slutar sin anställning och alla bilder med henne ska raderas? De blir svåra att lokalisera.

En fungerande policy för namngivning av filer säkerställer att filer inte byter namn.

En bra policy undviker namnkonflikter

En bra policy för namngivning av filer säkerställer att två filer inte kan få samma namn.

En annan fördel med policyn ovan är att den säkerställer unika filnamn. Så länge du är ensam om dina initialer och du inte gör fel med löpnumren kommer du aldrig riskera att få två filer med samma namn. 

Säg återigen att du monterat bilden i ett InDesign-dokument. Även om filen aldrig kommer byta namn, kan det ändå hända att länken i InDesign bryts. Det kan till exempel hända om den monterade filen flyttas till en annan mapp eller om arbetsfilen skickas till någon som inte har tillgång till filsystemet.

Unika filnamn kommer underlätta den gång programmer eller någon annan frågar efter en länkad fil som inte kan hittas. Vad gör du till exempel om din reklambyrå eller din återförsäljare ringer och säger att logo.eps inte kan hittas? Filnamnet avslöjar inte något om vilken version av logotypen som efterfrågas; om den är i gråskala eller har företagsnamnet utskriver under bildlogotyp.

Ett annat exempel är om du publicerar dina filer externt. Säg att en återförsäljare ska kunna ladda ner och använda produktfoton. Vad händer när det kommer följdfrågor om filen DSC0238.jpg (oändrat filnamn från kameran) som de precis laddat ned? Vad gör du då om det finns många filer med just det namnet? Vilken bild tittar den som ringer på? 

Unika filnamn underlättar till sist även i scenarios kring integration mellan system och databaser. Om det inte finns någon risk för filnamnskonflikter är det riskfritt att exportera filer till en annan fileserver eller ett system.

En bra policy förenklar katalogiseringsarbetet

När filer läggs in i ett DAM-system förses de normalt alltid med metadata. Metadata är beskrivande data om filen. Vanligen handlar detta moment om att man skriver in beskrivande texter, väljer värden ur värdelistor samt att taggar filen med ett eller flera sökord. Syftet med detta är att du och andra ska kunna använda denna information för att hitta och identifiera filen vid ett senare tillfälle.

En sak man lätt glömmer är att alla DAM-system alltid läser filnamnet och gör detta sökbart. Genom att ge filerna smarta namn kan du alltså smyga in metadata automatiskt vid indexering i ett system. Konkret innebär det mindre tid och mindre handläggning vid import av filer till mediabanken eller fildatabasen.

Exempel på namnpolicy i praktiken

Bilder på produkter – inkludera koder för typ av bild

Säg att varje produkt ni tillverkar och marknadsför, alltid fotas i tre olika utföranden, eller bildtyper:

• Individual Shot – en bild som visar produkten (kod för bildtyp: I)

• Components Shot – en bild som visar en av produktens unika detaljer (kod för bildtyp: C)

• Teaser shot – en lite mer artistisk bild av produkten, t.ex. i när produkten är i användning (kod för bildtyp: T)

Säg också att alla era produkter har ett unikt namn eller artikelnummer. En bra namngivningspolicy skulle då kunna se ut så här:

produktnamn + kod för bildtyp + valfri text + löpnummer + filändelse
(med understreck mellan varje del)

För en produkt som heter BananaFury skulle följande bilder kunna finnas:

• BananaFury_I_001.jpg

• BananaFury_C_swirl_pattern_001.jpg

• BananaFury_T_on_the_go_001.jpg

Kan du koderna för bildtyperna kan du använda dem i sökfrågor. Skriv till exempel bara _C_ för att hitta detaljbilder eller BananaFury_C_ för att hitta alla detaljbilder på produkten BananaFury.

Vill man göra det ännu enklare och tydligare, kan man undersöka möjligheten att konfigurera sitt DAM-system så att det automatiskt läser koderna och använder dom för att stämpla med ”riktiga” metadata.

Bok eller magasinsproduktion – inkludera koder för typ av dokument

När man producerar böcker är det vanligt att produktionen delas upp i minst två dokument. Man brukar ha ett dokument för omslaget och ett annat för inlagan eftersom de oftast har olika format.

Vanligast är att båda görs och redigeras i InDesign. Då båda är av samma dokumenttyp är det svårt att skilja dem åt baserat på enbart deras filtyp. En bra namngivningspolicy skulle kunna använda orden ”omslag” respektive ”inlaga” som koder för att skilja de två olika typerna åt. 

namn/isbn/år_nummer + omslag eller inlaga + filändelse
(med understreck mellan varje del)

För en bok med ISBN 1439048479 skulle då följande två InDesign-filer finnas för en viss produktion:

• 1439048479_omslag.indd

• 1439048479_inlaga.indd

Målgrupp eller användningsområde – inkludera koder för variant

Den kanske allra vanligaste principen, är att använda ett suffix för att särskilja olika varianter av en och samma grundfil.

Ta till exempel två PDF:er av en trycksak. En gjort för tryckning och den andra gjord för snabb skärmvisning. Dessa kan enkelt särskiljas genom att addera ett suffix. T.ex:

trycksaksnamn + suffix + filändelse
(med understreck mellan varje del)

En trycksak som heter ”företagspresentation” skulle då följande två PDF:er finnas:

• företagspresentation_print.pdf

• företagspresentation_screen.pdf

Andra exempel är att skilja bilder åt. Betänk till exempel följande exempel där siffror anger mått på bilden:

• BananaFury_200x200.jpg

• BananaFury_800x800.jpg

Använt på detta sätt blir det väldigt enkelt att identifiera en viss variant av en fil. Om man kan suffixen, är det också enkelt att använda som sökbegrepp, och sist men inte minst – dessa suffix kan även användas för att kontrollera rättigheter.

I ett bra DAM-system ska man till exempel kunna styra så att användare med rollen ”Sälj” endast får se PDF:er gjorda för snabb skärmvisning. Något som är lätt att införa om det finns namngivningsregler som gör det lätt att identifiera de filer användaren ska få se eller inte få se.

En bra policy för namngivning av filer underlättar alltså indexering i DAM-systemet.

Andra beståndsdelar i en bra namngivningspolicy

Undviker metadata som ändras

Vid en första anblick kan det till exempel verka smart att inkludera ett suffix som anger en fils status. Exempelvis:

• företagspresentation_korr1.indd

• företagspresentation_korr2.indd

• företagspresentation_final.indd

Även om detta visserligen fungerar leder det till många olika filer. Filer som i ett DAM-system inte nödvändigtvis hänger ihop. Tänk till exempel på vilket arbete det skulle vara att hålla eventuell extra metadata i synk för alla dessa filer. De flesta DAM-system erbjuder någon form av lösning för versionshantering. Använd den istället.

Tar hänsyn till sorteringskrav

Oavsett om du tittar på dina filer i ett DAM-system eller på din dator, kommer du vilja sortera dem. Se till att din namngivningspolicy säkerställer att sorteringen blir den du förväntar dig. Tänk till exempel på vad konsekvenserna av nedanstående namngivningsprinciper blir för sortering:

Koden i slutet av namnet:

• 1439048479_omslag.indd

• 1439048479_inlaga.indd

Koden i början av namnet:

• omslag_1439048479.indd

• inlaga_1439048479.indd

I det senare exemplet kommer alla omslag att hamna för sig. Förmodligen inte det du vill? Vill du filtrera fram alla filer som hör till samma produktion är det namngivning enligt första exemplet som är rätt väg att gå.

Är enkel och känd

Se till att alla som bidrar och använder filer känner till policyn och kan dess principer. Vissa DAM-system erbjuder funktioner för att validera att metadata är korrekt ifylld. Undersök om dessa funktioner är något du kan använda för att ”påminna” användare att följa policyn. Försök också hålla din policy så enkel som möjligt. Ju enklare, desto större enklare är den att komma ihåg.

Fungerar på alla plattformar

En bra policy för namngivning av filer säkerställer att filer fungerar på alla plattformar. Undvik följande tecken som gör det svårt att överföra filer mellan system, och därmed kräver olika versioner för olika system:

( ) { } ” * : < > ? \ / | !

Välj namn som säger något

Glöm inte att betydelsen av att kunna identifiera filen. Även om en enkel nummerserie skulle tillgodose de flesta kraven för en bra namngivningspolicy är den rätt värdelös utifrån ett identifieringsperspektiv.

Ett namn i stil med 45789011.jpg säger till exempel ingenting om vad bilden föreställer, utan tvingar användaren att öppna eller förhandsvisa filen för att se vad det är. Försök alltid hitta principer som ger användaren bra ledtrådar om vad filen föreställer eller innehåller:

• Produktnamn

• Användningsområde

• Bildtyp

Hur du inför en ny policy för namngivning av filer

Hur kommer du igång? Vad är nästa steg? Säg att du tagit fram en policy för namngivning av filer och testat denna på utvalda personer. Hur gör du för att införa den i hela organisationen?

Med all säkerhet har du redan ett näst intill oändligt antal filer som inte följer riktlinjerna i din policy. Måste du ändra namnen på alla dessa filer? Svaret är Nej. 

Ett av de första argumenten ovan var ju beständiga filnamn. Om du helt plötsligt skulle börja ändra filnamn riskerar du att röra till det ännu mer. Länkar till andra program kan brytas och filer som tidigare gick att hitta, kan inte längre hittas av de som visste vad de letade efter.

Sätt ett datum

Det bästa, och enklaste sättet, är istället att bestämma ett datum från när den nya policyn ska börja gälla. Se sedan till att informera och utbilda alla berörda personer så att övergången går så smidigt som möjligt.

För att ytterligare underlätta kan det vara bra att samtidigt byta mappstruktur, taxonomi eller kategorier och liknande den dag policyn träder i kraft. Detta har två syften. Dels fungerar det som en påminnelse för användarna (det ser inte längre likadant ut när de ska spara), dels särskiljer det gamla och nya filer åt. Något som kan vara bra som extra livlina utfall att något skulle gå snett.

Varför namngivning av filer spelar roll

För att sammanfatta är A och O för namngivning av filer att ha en genomtänkt policy på plats. Att namnge filerna på ett strukturerat och konsekvent sätt gör det enklare att hitta, använda och arbeta vidare med dem. Eftersom man sällan är ensam i en organisation om att arbeta med bilder, presentationer och andra typer av filer är gemensamma riktlinjer viktiga för en smidig arbetsprocess. Fungerande Digital Asset Management helt enkelt.