Guide: Hur man väljer ett system för digital asset management

Innan du bestämmer dig för vilket system för digital asset management du ska ha måste du känna till det aktuella läget för hur dina tillgångar hanteras, de utmaningar som anställda och team står inför, hur det påverkar deras arbetsdag och hur mycket tid och resurser som spenderas på underhåll och skapande av tillgångar. Att förstå detta hjälper dig att förstå komplexiteten och effekten av dålig tillgångsförvaltning, och det kommer att hjälpa dig i din beslutsprocess.

Kartlägg din nuvarande status för hantering av assets

Vad är digitala tillgångar i ditt företag?

Filer och digitala dokument oavsett innehåll är en digital tillgång. Skapade för att tjäna ett syfte för dina anställda och ditt företag. Bilder, videor, kontrakt, inköpsordrar, medarbetardokument, presentationer och försäljningsanbud är alla tillgångar och var så säker, mängden tillgångar som ditt företag äger kommer bara att fortsätta öka i takt med utvecklingen av den papperslösa värld som vi håller på att skapa.

Innan du läser vidare, gör en snabb bedömning av hur många digitala tillgångar ditt företag äger och vad den förväntade tillväxttakten för denna hög är under det kommande året.

Les även: Vad är digital asset management?

Ha koll på värdet av dina tillgångar

Detta är en viktig detalj, och många företag bortser från betydelsen och värdet av tillgångar. Oavsett tillgångssyfte har tid och resurser spenderats på att skapa varje tillgång. Det är inte bara en kostnad involverad, utan tillgångarna har också ett värde. Företag måste se på detta som en investering av immateriell egendom som är viktig att skydda. Du måste känna till detta värde.

Förstå utmaningarna med tillgångsförvaltning i ditt företag

Tillgångsförvaltning är svårt. Eftersom tillgångar skapas av individer är det inte ovanligt att ingen har en fullständig översikt och totalt ansvar. När vi pratar med potentiella kunder får vi ofta höra att de har kontroll över sina tillgångar och att det inte finns något behov av att förbättra någonting. En närmare titt avslöjar dock en annan historia.

• Filer sparas på många olika platser: Dropbox, Adobe Cloud, skrivbord, privata mappar, begränsade serverplatser, e-post, SharePoint. För det första, vem har en fullständig översikt över detta? För det andra, hur kan du förvänta dig att alla i företaget vet var de ska hitta vad?
• Begränsad åtkomst: Med många filer på kända och okända platser är åtkomsten uppenbarligen begränsad. Hur kan du veta vad som finns om du inte ens har åtkomst? Och hur kan någon annan använda filerna?
• Avvikande fildubletter och versioner: På grund av flera olika lagringsalternativ sprids sparade filer ut. Detta resulterar inte bara i fildubletter, utan också i frågan – hur behåller du kontrollen över den senaste och slutliga versionen?

Vad kan vi lära oss av detta? Dålig digital asset management är helt enkelt dåligt för företagets effektivitet och kostnadskontroll.

• När du inte vet vad som finns kommer du att spendera tid och resurser på att återskapa tillgångar.
• När du inte vet var du ska leta spenderar du mycket tid på att söka efter filer. Tid du kunde ha spenderat på att skapa mervärde.
• När du inte vet vilken den senaste versionen är, är sannolikheten för att du får tag i fel fil enorm. Skadorna som uppstår när du använder fel tillgångar kan vara bortom all räddning.

Se till att du kartlägger var ditt företag och anställda lagrar filer, vem som har och behöver åtkomst, användningsfrekvens och hur mycket det kostar.

Kartlägg varför digital asset management är viktigt för ditt företag

Korrekt tillgångsförvaltning är viktigt av det uppenbara skälet att skydda och ta hand om ditt företags immateriella rättigheter. Men det är inte allt. När ett system för digital asset management samlar in, strukturerar och delar tillgångar från en enda plats skapas en sanningskälla – ett DAM-system förändrar ert sätt att arbeta, levererar automatiserade arbetsflöden och standardiserar arbetet, vilket resulterar i:  

• Förbättrad företagseffektivitet: När alla vet var de ska lagra och leta efter filer blir det enkelt att hitta filer och ingen tid går till spillo.
• Minskade onödiga kostnader: När du standardiserar var filer ska sparas finns det inte längre något behov av att behålla en mängd olika lagringssystem. En annan kostnadsbesparing är den tid du sparar på att slippa söka efter dokument som aldrig hittas och så småningom leder till återskapande av tillgångar.
• Upprättar öppenhet inom företaget: Alla behöver tillgångar. Det som gör DAM till ett så värdefullt verktyg i denna fråga är förmågan att dela tillgångar i en kontrollerad och lätthanterad miljö. Oavsett om någon skapar en presentation, en release-note, ett försäljningserbjudande, eller kanske du har en global uppsättning med lokaliseringsbehov. Allt kan ske från ditt DAM-system – kvalitetssäkrat.

När du känner till dina utmaningar och hur de påverkar ditt företag idag kan du enkelt bedöma varför du behöver investera i ett DAM-system, vilket kommer att vara ett utmärkt affärsfall för att motivera din investering.

Läs även: Hur du sparar tid och pengar med Digital Asset Management

DAM-funktioner och -egenskaper du bör titta efter

• Molnlagring: Att arbeta varifrån som helst håller idag på att bli den nya standarden, så du måste se till att du lagrar dina filer och dokument med fullständig tillgänglighet. En molnlösning har högre skalbarhet och börjar bli standard för de flesta företag.
• Artificiell intelligens: Filer innehåller mycket data och information, och du vill inte fylla i allt manuellt. Med antalet filer som ditt företag har måste du se till att det är enkelt att ladda upp filer. Med AI-teknik har du en assistent som automatiskt lägger till metadata i dina filer. Och den blir också din sökassistent när du letar efter filer.
• Metadata: Detta är ett måste. Desto mer data du kan lägga till dina filer, desto lättare blir det att hitta dem och använda dem korrekt. Data såsom färg, plats, fotograf, copyright, filskapare, innehållsbeskrivning, bilddata och mycket mer är viktig information. Se till att du kan definiera dina egna metadataegenskaper.
• Taxonomi: Ytterligare ett måste-ha. Nyckelord och taggar är viktig information som dina filer behöver ha för bästa möjliga sökbarhet. Desto bättre du planerar detta, desto effektivare blir ditt DAM-arkiv. Se till att du kan anpassa taggar och nyckelord som passar ditt företags och dina användares behov.
• Kategorisystem: Struktur är viktigt när det gäller filer. Det hjälper användare att snabbt hitta de filer de behöver. Med ett kategorisystem med flera nivåer kan du skapa en hierarki som är logisk för alla i företaget, inte bara en enda avdelning eller person.
• Förhandsvisning av filer: Detta är ett måste. Ett arkiv utan förhandsvisning av filer är värdelöst. Se till att DAM-systemet skapar miniatyrer, oavsett filtyp. Miniatyrer är filinformation som gör det enkelt för användarna att hitta och ladda ner filen snabbt.
• Facetterad sökning: Med metadata, taxonomi, förhandsvisning av filer och kategorier på plats blir det enkelt att hitta filer. En ytterligare fasetterad sökfunktion hjälper användare att begränsa sökningen ännu mer. Detta kommer till nytta när ditt arkiv har tusentals filer.
• Automatisk filtranskodning: När det gäller filunderhåll vill du ha det enkelt och effektivt. Istället för att behöva skapa flera filformat som kräver regelbundet underhåll och uppdateringar, kan du ladda upp en fil och låta DAM-systemet göra resten. Du bestämmer vilka outputs som ska genereras automatiskt.
• Fördefiniera filformat: När det gäller bildtillgångar är filformat en stor sak. Sådana tillgångar efterfrågas ständigt i olika storlekar. Och återigen bör du hålla det enkelt. Fördefiniera vilka storlekar varje bildtillgång ska vara tillgänglig i och låt DAM-systemet generera den slutliga outputen. Med den här funktionen blir tillgångsunderhåll enkelt.
• Smart beskärning: När storleksändring är en del av processen bör du se till att användare beskär professionellt. Med ett smart beskärningsverktyg kan användare definiera fokus eller detaljområde som säkerställer att viktiga bilddetaljer förblir synliga.
• Flexibel åtkomstkontroll: När du lägger allt i en korg måste du ha kontroll över vem som har åtkomst till vad. Definiera användargrupper och hantera enkelt interna och externa besökare.
• Fördefinierad uppladdning: Att ha ett DAM-system handlar om att samla allt under ett tak. För att säkerställa att DAM-strukturen förblir obruten behöver du se till att du kan fördefiniera uppladdningsinställningar som automatiskt taggar och kategoriserar filer. Detta är särskilt praktiskt för externa leverantörer som levererar innehåll till ditt företag.
• Versionskontroll: Du måste se till att dina filer är giltiga och undvika att fel filer distribueras. Med versionskontroll och filhantering blir detta enkelt.
• Säkerhet: Säkerhet är nyckeln när det gäller dina värdesaker. Se till att ditt DAM-system uppfyller de nödvändiga säkerhetsstandarderna och inte är föremål för externa hot.
• Systemdrift: Du kan inte riskera att dina filer inte är tillgängliga. Se till att ditt DAM-system körs med en pålitlig och stabil teknik som håller filer tillgängliga dygnet runt.

Läs även: Därför bör marknadsförare investera i en DAM-lösning

När du har din funktionslista framför dig måste du skaffa dig en marknadsöversikt.

Kartlägg dina alternativ för digital asset management

Det finns gott om system för digital asset management att välja mellan, och vi rekommenderar att du gör en grundlig analys. Du måste ta hänsyn till användarna, administratörerna och företaget. Vilka är de främsta skälen till dina behov och hur föreställer du dig användningen? Det här är en långsiktig investering och du måste göra den värd besväret. Om du i slutändan skaffar ett system som ingen använder så är du tillbaka på ruta ett.

Innan du väljer ditt system behöver du kartlägga dina DAM-alternativ och göra en jämförelse av vem du vill titta närmare på. Vi rekommenderar att du tänker utanför ramarna. Det digitala landskapet förändras snabbt och även om du letar efter ett system för att lagra filer kan dina behov vara annorlunda i morgon.

Välj ditt system för digital asset management-system

Du kommer att hitta många leverantörer som erbjuder samma typ av teknik och funktioner. Kanske handlar det i slutändan om priset. Men på BrandMaster vet vi att det handlar om mer än bara priset.

Ett ordentligt system för digital asset management kan vara mer än ett filarkiv eller en bildbank. Tänk dig att sammankoppla dina tillgångar med digitala varumärkesriktlinjer, din webbplats, PIM, CRM, en webbutik eller ett digitalt planeringsverktyg. Integrationsalternativen är oändliga, kolla in dem här.

Med alla dina alternativ framför dig är det dags att titta närmare på detaljerna. Om egenskaper, funktioner och till och med integrationer är desamma är det lätt att gå tillbaka till priset.

Eftersom ett system för digital asset management kommer att tjäna hela företaget måste du se till att du tar hänsyn till alla. Det finns inget värre än att investera i ett system som ingen använder.

Titta på detaljer som:

• Användarvänlighet: Med DAM kommer du att ha både backend- och frontend-användare och du måste se till att det är enkelt att säkerställa korrekta arbetsflöden i båda ändar.
• Åtkomstnivåer: Ingen behöver se allt. Se till att det system du väljer låter dig skapa åtkomstnivåer som matchar ditt företags behov.
• Säkerhet: När det gäller filer är säkerhet ett krav. Se till att din leverantör uppfyller dina säkerhetskrav.
• Teknik: Martech-utrymmet förändras snabbt, så se till att du väljer en leverantör som tänker långsiktigt. Titta på företagets historia och vision och kolla in deras färdplan.
• Framtidssäker: Ingen vet vad morgondagen har att erbjuda eller ens vad ditt företag kommer att behöva i framtiden. Även om ett DAM-system är det enda du behöver idag, bör du inte begränsa ditt val av leverantör till det. Digitala tillgångar är en viktig del av din verksamhet, så se till att du väljer ett system som kan växa med dig. Antingen genom alternativet att välja fler applikationer eller genom att integrera med tredjepartsleverantörer.

 Med BrandMasters DAM-system anslutet och integrerat får du:

• Tillgångsskydd: Tillgångar skapas av anställda. Men det är ditt företags egendom. Genom att samla alla tillgångar på ett enda ställe behöver du inte oroa dig för att filer går förlorade eller döljs. Dessa hanteras och kontrolleras centralt oavsett vem som skapade filen.
• Moderniserad verksamhet: En enda sanningskälla som möjliggör en pålitlig och automatiserad distribution av filer och dokument.
• Minskad kostnad: Genom att eliminera mängden filplatser som ditt företag har är kostnadsminskning ett faktum. Men du eliminerar också dolda kostnader – kostnaderna för arbetstid som spenderas på att söka efter och återskapa förlorade filer.
• Varumärkesskydd: Ditt varumärke är din mest värdefulla tillgång. Att hålla det säkert i ett DAM-system är ett måste, men när du kopplar samman ditt varumärke med dina varumärkesriktlinjer får din marknadsavdelning en lösning för varumärkesförvaltning som lyfter dina varumärkesprocesser och håller er inom varumärket.