Nyttan med en marknadsportal
Förfrågningar och förvirring kring filförvaring leder till enorm tidsspill eftersom det löpande görs ett enormt arbete med att ta fram olika typer av material. Presentationer, broschyrer, produktblad, annonser, vepor, bilder och filmer som behövs i olika skeden för att stödja företagets affär. Kanske används en del som säljmaterial eller som del av mässmonter, men sällan något som bara ska användas en enda gång. I likhet med logotyp, illustrationer och webbgrafik används det om och om igen.
Utmaningen med denna uppsjö material är att säkerställa att alla får tag i det material de behöver, i rätt tid, i rätt format och i rätt version.
Det är vanligt att man har olika lösningar för olika materialtyper. Bilder och grafik för webben samlas i Dropbox eller Google Drive som bara marknadsavdelningen kommer åt, säljarna lurar på egna versioner av presentationer som sparas lokalt på datorn och broschyrer finns på företagets egen filserver som är skött och uppsatt av IT.
Denna spridning i var dokument och filer förvaras sätter käppar i hjulet för effektiva arbetsprocesser och skapar ofta dubbelarbete för att skapa upp material som redan finns, men som inte går att hitta. Alla kollegor har inte koll på var de ska leta efter material – på vilken server och i vilket av alla system – för att hitta det de behöver. Vanliga scenarios:
-
Bilder ligger i bildbanken – ”Vad var nu adressen dit igen?"
-
Produktblad ligger på den gemensamma fileservern – ”Vilken server? Hur hittar jag i den här mappstrukturen? Vilken version gäller?”
-
Byrå ska leverera kampanjmaterial – "Hur tar vi emot filerna på bästa sätt?" "Hur sköter vi korrigeringsrundor?"
-
Presentationer kan ligga lite varsomhelst – ”Var finns aktuella mallar?" "Vilken är rätt version?”
Lösningen på problemet låter enkel men är långt ifrån självklar att genomföra – samla allt marknadsmaterial på en och samma plats, i en marknadsportal. Du skapar då en samlad överblick, kan söka, filtrera och sortera fram precis det du önskar. Senaste versionen finns alltid på plats och du laddar ned i det format du önskar.
Till grund för marknadsportalen ligger en mediabank eller Digital Asset Management-system där alla filer och dokument, de digitala versionerna, laddas upp. Gedigna system har behörighetsstyrning och filtreringsfunktioner som gör det enkelt för medarbetare att hitta rätt material, utan risk att de laddar upp eller raderar filer utan tillåtelse.
Vill du förse en kollega, samarbetspartner eller media med material kan du enkelt dela via länk istället för att skicka tunga mail fulla av bilagor. Med allt på en och samma plats blir det lätt att komma ihåg vart man ska gå för att hitta materialet och det blir lätt att lära hur man gör.
Nyfiken på möjligheterna med marknadsportal?
Vi på BrandMaster har en lösning som kombinerar mediabank med marknadsportal för bättre styrning över företagets digitala resurser. Med fokus på stöd för marknadsavdelningen att kunna samla, sortera och presentera material skapas rätt förutsättningar för att skapa en sammanhållen visuell presentation av varumärket.
Läs mer om nyttan med en marknadsportal och hur det passar ihop med begreppen Marketing Management och Brand Management (hantering av varumärke) i vårt white paper.
