Hva er digitale assets og hvordan bør du administrere de?

DAM Digital Asset Management

16. desember 2021

Digitale assets (digitale filer) er uerstattelige eiendeler og de tar opp mer plass enn vi sannsynligvis er klar over. Privat har du familiebilder, videoopptak, forsikringspapirer, bankpapirer og andre personlige dokumenter for å nevne noen. På jobb anses enhver fil du oppretter, mottar, kopierer eller bruker på dine digitale enheter som digitale filer. I 2020 trengte data 64.2 zettabytes lagringsplass, og i 2025 er det forventet at dette nummeret vil øke til mer enn 180 zettabytes.

Hvor lagres disse dataene, og viktigst av alt, hvordan lagres disse dataene? Har du kontroll på dine digitale filer og er du forberedt på dataveksten?

Enhver virksomhet og enhver person har et form for system for digitale filer, men djevelen er i detaljene. Hvordan du lagrer og administrerer digitale filer er avgjørende og dersom det feiler kan utfallet være ødeleggende.

Digitale assets er verdigjenstander

Bilder er et godt eksempel på hvorfor vi anser digitale assets som verdigjenstander. Vi tar stadig bilder med telefonene eller kameraene våre fordi vi ønsker å bevare et øyeblikk, enten det er av barna våre, kjæledyrene, partnerne våre eller et sted. Men hva skjer så? Lagrer du disse bildene på iCloud, Google Photos, eller lar du de bli liggende på minnekortet?

Har noen andre tilgang til bildene dine? Hva skjer hvis du ved et uhell sletter alle bildene du har lagret på telefonen eller minnekortet blir ødelagt? Hva hjelper det å bevare kodak-øyeblikkene hvis du er den eneste som har tilgang og vet at de eksisterer? Og har du en plan B hvis filene dine går tapt?

La oss nå overføre disse spørsmålene til arbeidslivet og alle filene du bruker der. Hver fil er laget med en hensikt, og tid og ressurser har blitt brukt for å lage filene. Verdien ligger i kostnaden som kreves for å lage en fil og hvordan alle andre i bedriften kan dra fordeler av filen.

Les også: Systematisk og effektiv merkevareledelse med brand management

DAM_(2)

Tenk på alle timene ansatte bruker på å lage filer hver dag; presentasjoner, salgstilbud, bilder, videoer og mer. De alle har en kostnad. Tenk deretter på utgiftene som oppstår når filer ikke blir distribuert og gjort tilgjengelig for alle. I verste fall; alle lager lignende filer gang på gang. Har du råd til det? Og hvordan påvirker dette den operasjonelle effektiviteten? Tid er penger, og du vil vel ikke at kollegaene dine skal bruke tid på å stadig finne opp hjulet på nytt?

Beskytt dine digitale assets

Hvis du ikke gjør det allerede så er det på tide å behandle digitale assets som verdigjenstander og åndsverk. Sørg for at alle filer er transparente og tilgjengelig for alle i bedriften. Hvordan? Med et digital asset management-system.

Les også: Slik sparer du tid og penger med Digital Asset Management-system

Å ignorere digital asset management kan bli kostbart

Ifølge Project Manager News er den gjennomsnittlige kostnaden for feilbehandling av digitale assets $10 000 dollar i året. Ettersom filer opprettes av ansatte, forutsatt at du ikke har en DAM-løsning, er det stor sannsynlighet for at ansatte lager sitt eget system for å lagre, organisere, administrere, anskaffe og dele filer.

Så når en kollega trenger en fil, brukes det tid på å søke etter filen uten å vite hvor den er lagret, eller kanskje de ikke vet at filen allerede eksisterer og de bruker i stedet tid på å lage en egen versjon.

Dette har flere negative sider. For det første blir verdifull tid kastet bort, og for det andre risikerer du at kollegaene dine lager noe eget uten å respektere profilhåndboken. Og sist, men ikke minst, hva om ansatte tar i bruk gamle og utdaterte filer som er ødeleggende for merkevareidentiteten? Høres dette kjent ut?

Det er mye penger å spare når håndtering av digital assets er gjort riktig. I tillegg unngår man en potensiell merkevarekrise. Med et digital asset management-system er både kostnader og filer under kontroll.

Les også: Dette er grunnen til at dine digitale assets og merkevaren stjeler tid

Dette er grunnene til at du trenger digital asset management

Korrekt filhåndtering er nødvendig og fordelaktig for hele bedriften. I tillegg til fordelene nevnt ovenfor, er det flere andre fordeler du bør vite om.

Unngå flaskehalser: Tid er alltid en faktor i vår digitale verden. Med et filhåndteringssystem på plass blir filene dine selvbetjent. Du trenger ikke å bekymre deg for ressursknapphet eller utilgjengelighet. Alt går knirkefritt på nett.
Reduser eposter og en-til-en forstyrrelser: Med digital asset management er det ikke lenger behov for å spørre «hvor er» eller «vet du om vi har?» og så videre. Alt er tilgjengelig og nedlastbart på nett.
Kontroller merkevaren din: Digitale filer har vanligvis logomerking. Ved å lagre og kontrollere digitale assets på et sentralt sted, har du også kontroll på hvordan merkevaren blir brukt og presentert.
Å miste filer er ikke lenger et problem: Når alt er samlet på ett sted, vil du alltid ha kontroll på bedriftens eiendeler og du trenger ikke bekymre deg for at de går tapt.

Les også: Hva er Digital Asset Management

Håndter dine digitale filer med et skikkelig digital asset management-system

Nå som du vet at du kan spare penger og øke operasjonell effektivitet med digital asset management, gir det mening å ta steget til investeringen. En moderne digital asset management-løsning tilbyr alt i-ett sentralt lagringssystem som samler, strukturerer, og deler bedriftens digitale filer. Hvis du fortsatt ikke overbevist, sjekk ut vår ROI-kalkulator og sjekk hva din bedriften kan spare.

Vil du lære mer om hvordan du kan håndtere dine digital assets? Sjekk ut vår gratis Whitepaper for mer innsikt.