En mappstruktur på en gemensam fileserver har varit den dominerande lösningen så länge jag kan minnas. Här är sju anledningar till varför det är dags att sluta använda fileservers och mappstrukturer.
1. Svår att överblicka och söka i
<Har du försökt göra en sökning på en fileserver någon gång? Bra, då vet du att det är segt. Väldigt segt. Lika svårt är att det skaffa sig en bra överblick över vad som lurar på filserver-volymen och i dess mappar.
Lek med följande exempel. Du behöver en bild på en av era produkter. Låt oss kalla den produkten X. Gå sedan till er fileserver för marknadsavdelningen och ställ frågan ”Visa mig vilka bilder av produkten X vi har”.
Det går naturligtvis inte, men betänk då att just den frågan är en av de allra vanligaste frågorna som hamnar hos en marknadsavdelning. Problemet är bara att frågan nästan alltid riktas till fel mottagare.
Eftersom mappstrukturen inte kan ge svaret, ställs frågan istället till någon av de, en eller två personer som kan er mappstruktur bäst. De är nämligen de enda som har någorlunda koll på vad som finns, och hur man kan tänkas hitta det.
Inte nog med att dessa nyckelpersoner hela tiden störs, det är också en risk. Skulle de sluta jobba hos er, förvärras situationen än mer. Visst vore det bättre om de här frågorna kunde ställas till systemet istället?
2. En fil kan bara ligga i en mapp
Alla har vi säkert stött på situationen där man har en fil som man vill lagra på flera platser. Vid produktion av marknadsmaterial händer det hela tiden.
Material som ingår i en broschyr samlas ihop och läggas i en och samma mapp, så att allt som behövs finns på ett och samma ställe. Problemet uppstår om någon av bilderna ska återanvändas och ingå i en annan broschyr. Hur löser man det? Jo, man gör en kopia av filen och lägger den i den andra broschyrens mapp. Vips så har vi dubbellagring.
Detta driver självklart lagringskostnad, men det gör också problemet i exemplet ovan än värre. Nu finns det två bilder att hitta. Hur vet jag vilken vi ska använda? Är de identiska?
Visst vore det bättre om man kunde koppla en och samma fil till olika kategorier utan att behöva dubbellagra?
3. Ingen versionshantering
En vanlig mappstruktur har inte stöd för versionshantering. Precis det som en normal marknadsavdelning faktiskt har behov av.
Det löser man idag med olika kreativa namngivningsprinciper. Ett enkelt stickprov brukar avslöja filer med suffix som v2, klar, _godkänd, eller _till tryck.
Vad leder detta till? Det stannar inte bara vid ännu mer dubbellagring. Frågan ”Visa mig vilka bilder av produkten X vi har”, blir inte direkt lättare med olika versioner av samma bild. Ofta läggs denna typ av information in som metadata istället för i filnamnet.
4. Ingen extra (sökbar) metadata
Ibland blir man positivt överraskad. Det händer faktiskt oftare än man kan tro att jag stöter på smarta sätt att namnge filer och mappar på.
Ta till exempel ett namn som: Isglass_T_vinter_005.jpg
Bara genom att läsa namnet får du faktiskt rätt mycket information. Du ser säkert bilden i ditt huvud just nu? Om jag dessutom skulle ge dig en liten kod skulle nog än mer klarna. _T är koden för Teaser shot. Och, som du kanske redan klurat ut är 005 en indikation att detta är del i bildserie – det finns alltså fler alternativ.
Hur smart namngivning av filer du än kommer på, når du förr eller senare en gräns. Av namnet ovan kan du till exempel inte läsa ut om bilden är klar, godkänd, om ni har rättighet att använda den eller vem du ska fråga om det är något annat du behöver veta. Denna information kan läggas in i en bilds metadata, men det är inte sökbart i en vanlig mappstruktur. Du måste gå in på varje individuell bild för att kolla.
Det här får konsekvenser:
-
Du kommer störa andra med frågor
-
Risken för oväntade fakturor ökar som följd av att någon använt en bild ni inte haft rättigheter till
-
Du vet inte vad som är klart eller pågående
-
Du vet inte om, eller när, eventuella rättigheter går ut
-
Det blir svårt att sköta GDPR och radering av gamla foton på personal när ni inte kan tagga och/eller hitta bilder på individer
Vad blir resultatet?
Det kommer bara blir fler och fler filer. Inga filer kommer någonsin arkiveras eller raderas. Mängden data som lagras blir bara större och större, och det blir allt svårare att hitta rätt.
5. Sårbar för "Oops" och "Asch"
Okej, det finns faktiskt de som hittat sätt att komma runt snöbollseffekten jag tog upp i punkten innan.
Ett sätt är att bygga en mappstruktur där jobb flyttas mellan olika mappar beroende var i processen de befinner sig. Först ligger jobbet i en mapp som heter Pågående. Sedan flyttas det till Klar, för att till sist flyttas till Arkiveras när det inte längre får användas.
Det är då Oops och Asch kommer in i bilden.
”Oops” är det de flesta säger när de, av misstag, lyckats lägga en mapp i en annan mapp. ”Asch” är det de säger – oftast tyst för sig själva – när de inte orkar följa rutinen utan skjuter på det till någon annan dag.
En mappstruktur är helt enkelt sårbar. Det finns inget i en normal filserver som tvingar dig att följa uppsatt regelverk, hur smart detta än är.
6. Endast intern
Marknads- och kommunikationsavdelningar är unika ur vissa aspekter. En sådan är att de inte är en intern avdelning. Marknadsavdelningar är mer eller mindre alltid beroende av olika externa samarbetspartners som byråer, fotografer och skribenter. Dessa byråer, fotografer och skribenter har också behov av att komma åt, och arbeta med de filer som ligger på den gemensamma filservern.
På inrådan av IT är lösningen sällan att de får direkt tillgång. Det är inget som säger "Varsågod, här är access till vår filserver. Nu är det bara att börja jobba."
Nej, lösningen är snarare andra system som Slack, e-post, ftp, Google Drive, Dropbox... och så vidare. Har du någon gång fått klagomål på att begränsningen på bilagestorlek i mailserver är för låg eller att det behövs en ftp-server?
Filservern i all sin enkelhet är tyvärr väldigt intern. Det gör att användare går runt systemet och trycket på andra system ökar. Helt i onödan.
7. Svår att växa i
Pratar vi egentligen om en filserver och en mappstruktur? Är det inte ofta så att vi har flera lagrinsplatser, volymer och mappstrukturer?
Av någon anledning brukar varje bolag, division, avdelning ha sina egna servervolymer och mappstrukturer. Dessa brukar inte vara åtkomliga för andra än den egna avdelningen. Det är tryggt att jobba i silo då det minskar risken att ett haveri förstör för resterande i organisationen.
Vad händer när olika avdelningar behöver samarbeta och ha åtkomst till samma material?
Min erfarenhet är tyvärr att man, snarare än att ändra rättigheterna, istället sätter upp ytterligare en filserver, volym eller mappstruktur. En till synes enkel lösning, men det gör faktiskt alla tidigare punkter vi pratat om än värre.
Andra har redan löst det
Är det bara marknads- och kommunikationsavdelningar som använder filservrar? Naturligtvis inte men de kanske är de sista som använder det som huvudsakligt stödsystem? Ekonomi, logistik och personal har alla system, varför kan inte marknad lösa det på samma sätt?
Adobe bromsar snarare än leder utvecklingen
Vi har alla mycket att tacka Adobe för. Photoshop, InDesign och Acrobat. Utan dem skulle vi inte vara där vi är idag. Men, Adobe är samtidigt också den kanske största bromsklossen för det vi diskuterar här.
Adobes programvaror bygger på att filer länkas mellan dokument. En bild som placeras i ett InDesign-dokument bäddas inte in i InDesign-dokumentet. Det blir länkat. Problemet är hur Adobe hanterar dessa länkar. Adobes program förutsätter nämligen att filer som länkas in, ligger i en mappstruktur. Med andra ord tvingas vi att använda en gemensam filserver – i alla fall om det är flera som behöver komma åt samma filer.
Jag skulle önska att Adobe drev utvecklingen ur just den aspekten betydligt hårdare, men det finns, tack och lov, i alla fall alternativ.
Det finns system också för marknadsavdelningar
Det finns system utvecklade för just marknads- och kommunikationsavdelningar som gör det möjligt att arbeta mot en gemensam databas istället för en gemensam filserver. De här systemen löser vanligtvis länkproblematiken i Adobes programvaror med en specifik koppling eller integration. Onödigt krångligt kanske, men det fungerar i alla fall.
De här systemen kallas många saker beroende på vem du frågar, men oftast kallas de DAM-system (Digital Asset Management) eller Marketing Asset Management-system.
System är kostsamma, men alternativet är dyrare
Precis som ERP-, CRM- och andra system kostar system för marknads- och kommunikationsavdelningar också en del. Det finns emellertid fler alternativ än man kan tro. Allt från enkla SaaS-lösningar till anpassningsbara plattformar.
System är dock inte lösningen för alla. Det finns självklart en brytpunkt någonstans. Var den går får bli ett ämne för en annan artikel. Tills dess, lyssna på din magkänsla:
-
Tid. Hur mycket onödig tid läggs på att leta eller fråga på grund av att filer inte hittas eller osäkerhet kring vilken version som är den senaste?
-
Lagring. Hur mycket data lagrar ni i onödan på grund av dubbellagring, avsaknad av versionshantering och icke-fungerande arkiveringsrutiner?
-
Belastning på andra system. Hur skulle e-post, ftp och andra system påverkas om det fanns en bättre lösning? Skulle ni ens behöva andra system?
-
Onödiga kostnader. Finns en risk att saker görs om i onödan bara för att man inte visste att det redan fanns? Har det hänt att filer använts felaktigt och därmed medfört kostnader?
Dags att lämna mapparna
Det finns vinster att hämta i att överge filservern och mappstruktur. I alla fall på alla avdelningar större än några få personer. Det underlättar det interna samarbetet, öppnar upp för möjligheten att jobba mer effektivt med externa intressenter och kan hjälpa till att säkra att fler inom organisationen når och använder material som tagits fram.
Tänk inte bara bättre mediabank, tänk på hur alla filer, bilder och material faktiskt ska kunna användas av hela organisationen på rätt sätt.