Bildbanken hanterar mer än bara bilder
Det är vanligt att kalla sin mediabank eller sitt DAM-system (Digital Asset Management) för bildbank. Tyvärr påverkar namnvalet hur personer använder verktyget. Något jag märkt när jag besökt marknadsavdelningar som använder ordet bildbank, är att de också bara samlar bilder i det. Andra filer, såsom presentationer, dokument och logotyper, hanteras fortfarande på separata lagringsplatser.
Det är synd, då vartenda vettigt Digital Asset Management-system har stöd för att hantera i princip alla de olika filformat som används på en marknadsavdelning.
Här följer åtta exempel på några sätt att använda bildbanken till mer än att förvara bilder.
1. Mediabanken - säljarens bästa vän
Ladda upp säljmaterial och dra nytta av systemets funktioner för fritextindexering, snygga miniatyrbilder och egen taggning. Låt säljare själva söka, bläddra och ladda ner det de behöver i form av produktblad (PDF), PowerPoint-presentationer eller Word-mallar för offerter, teknisk produktinfo, villkor, etc. Och så naturligtvis bilder, illustrationer och filmer. Allt som behövs för att underlätta försäljningen på ett och samma ställe.
2. Presentationer och plugin
Gör det enklare för alla som jobbar med presentationer i verksamheten. I de flesta bolag är det väldigt många som gör det, inom alla områden och på alla nivåer.
Sätt t.ex upp ett eget arkiv för just presentationer. Fokusera på området. Gör det inspirerande att leta och hitta vad andra har gjort. Så återanvänd och ladda upp vanligt använda presentationer men var noga med att det som läggs in är i enlighet med företagets varumärkesprofil.
Ett bra system, som t.ex BrandMaster, har också en plugin till PowerPoint så att man kan ladda in bilder och illustrationer direkt från mediabanken när man är mitt i processen att skapa eller ändra en presentation.
Allt det här sparar massor av tid och bidrar till att minska onödigt letande och funderande. Gör man därtill ett löpande arbete med att granska presentationerna som läggs in så får man en hög kvalitet, genomgående budskap och formuleringar samt enhetlig visuell identitet.
3. Inleverans från reklambyråer och kreatörer
Se till att allt marknadsmaterial som beställs externt ska ha som slutlevererans att vara uppladdat in till mediabankens arkiv för “original”. Eftersom en bra och modern bildbank/mediabank hanterar alla filformat så ska allt lämnas in här - Adobe CC-filer, pdf:er, videos, ljudjinglar, banners, animeringar, grafik, 3D, etc.
Hitta gärna på något originellt namn på arkivet som gör det lätta att minnas och ha med det i tanken både vid beställning, leverans och när man ska leta upp original - “Originalarkivet” / “Godsmottagningen”, etc.
4. Skicka och ta emot filer
Hur levereras filer till dig? Via e-post, ftp, Dropbox eller bärbar hårddisk? Det här är en direkt följd av föregående punkt. Använd ditt DAM-system för att skicka länkar så filerna laddas ner direkt från mediabanken hos mottagaren. Skicka länk till fotografen som håller på att fotografera eller medarbetaren på resa som vill skicka hem bilder. Via länken kan de direkt ladda in till mediabankens arkiv för mottagning och bedömning av material.
Det blir betydligt enklare med allt på samma plats från början. Dessutom blir det inte en mängd dubbellagring. Tänk bara på vad som sker. Originalbilden ligger i mediabanken, en kopia laddas ner till lokal hårddisk, ytterligare en kopia läggs in i ett mail, kanske ytterligare någon vill ha bilden och då läggs en kopia till in i ett nytt mail. “Nej så kan vi inte ha det” säger nog de flesta. En länk som pekar direkt till en bild eller till ett urval bilder/filmer/presentationer/etc är en mycket bättre lösning.
5. Video såklart
Som redan framgått så kan du självfallet ladda upp videos i bildbanken. Att länka ut videos som direkt kan strömmas eller laddas ner hos mottagaren är idealiskt.
Viktigt att tänka på är att om du har videos som kommer att ses av många samtidigt behöver du en “hjälpmotor” i form av en integration med ett specialiserat system. Detta för att kunna hantera de stora datamängder i nätverket som videoströmmar genererar. En bra integration innebär att du i princip inte behöver göra någonting mer än att ladda upp video till mediabanken, sedan ser systemet till att automatiskt ta hjälp av en extra “videomotor”. Med en bra integration med ett dedikerat videosystem, får du också möjlighet att lägga på flerspråkig textning av videos, göra kapitelindelning, sända live video, m.m.
6. Ett steg till med video
Jag har även sett riktigt moderna mediabanker som har inbyggd funktion för att skapa effektiva och professionella videor baserade på mallar där korrekt formspråk redan är inlagt. Man väljer helt enkelt mall och vilka av de videon som ligger i mediabanken man vill använda. Sedan gör systemet resten.
7. Pusha produktbilder på PIM:et
Ja, det går att koppla ihop bildbank med PIM-system. Det är helt rätt för att ha en central plats att samla produktbilder på ett ställe. Bildbanken är mycket bättre än PIM på att göra bilder tillgängliga för hela verksamheten.
PIM-systemet är platsen där produkten står i fokus, där all inforation om produkten samlas och som utgör motorn bakom webbshoppen.
Man får ut det bästa av två världar genom att lägga alla bilder i bildbanken där de granskas och godkänns för användning i t.ex PIM. Bilderna kan sedan exporteras och automatiskt importeras i PIM-systemet eller länkas in så att de kan exponeras i webbshoppen och autogenereras i den digitala och analoga katalogen.
8. Håll reda på och beställ fysiska produkter
Har ni mäss- eller eventmaterial som rollups, bord, stolar med mera och har svårt att överblicka vad som egentligen finns att tillgå? Har ni lager med profilartiklar, s.k. “give aways”?
Gör det enkelt att hålla reda på och att beställa genom att fotografera artiklarna och skapa en egen shop i DAM-lösningen. Med lite smart användning av metadata kan ni också märka upp var materialet förvaras och hur många exemplar som finns. Låt användarna i verksamheten själva söka fram och beställa.
Sammanfattningsvis
Så bredda synen på vad du kan förvänta dig av en “bildbank”. Allt kommer att bli mycket bättre, enklare och effektivare om du nyttjar det system du redan har efter vad det faktiskt förmår.
