Hur gör man för att lägga in filer i ett DAM-system?

För många steg...

Tänk dig följande. Du har en fil liggande på din dator som du ska lägga in i er bildbank. 

Det första du gör, är att öppna upp den gemensamma servern. Därefter navigerar du ned i mappstrukturen till du hittar den mapp där filen ska ligga.

Du kopierar sedan filen till denna mapp och väntar tills kopieringen är klar.

Därefter startar du bildbanken, i det här fallet webbklienten för ett Digital Asset Management-systemet, och loggar in. Du börjar sedan arrangera datorns olika fönster så att du ser både filen på servern och DAM-systemet.

Sedan drar och släpper du filen från servern in till fönstret för DAM-systemets klient varpå själva katalogiseringsprocessen startar. Du väntar tills den är klar och börjar sedan fylla på med all relevant metadata i DAM-systemet.

Även om det detta inte på något sätt är svårt är det ändå rätt många manövrar att utföra.

För många tycker de flesta. Faktum är att ett arbetssätt som detta tyvärr brukar resultera just det du inte vill, nämligen att användare till slut ger upp och istället hittar vägar runt DAM-systemet.

Olika sätt att få in filer i ett DAM-system

Som tur är erbjuder de flesta Digital Asset Management-system många olika sätt att lägga in filer på. Här följer några exempel:

• Dra och släpp (Drag & Drop) till systemets klient och låt DAM-systemet automatiskt hantera hur och var filen sparas på den gemensamma servern i samband med att den katalogiseras.

• Kopiera till en så kallad hot folder som bevakas av DAM-systemet, och som i sin tur flyttar filen till önskat ställe på den gemensamma servern och katalogiserar den.

• Spara filen som vanligt på en gemensam server, och låt DAM-systemet spegla hela eller delar av servern. Så fort en ny fil hittas, läggs den till automatiskt. Så fort en fil ändras, uppdateras den och så vidare.

• Ladda upp filen till en ftp-server, som bevakas av DAM-systemet och ser till att katalogisera alla nya filer.

• Ladda upp filen via en extern webbsida och låt DAM-systemet automatiskt hantera hur och var filen sparas.

• Skicka in filen i ett e-post-meddelande, som katalogiseras av DAM-systemet som sedan hanterar hur och var den sparas.

• Välj ”Lägg till i DAM-systemet” inifrån det program du normalt arbetar i. Alltså med hjälp av en integration mellan DAM-systemet och ditt program.

• Spara i ett annat system som i sin tur är integrerat mot DAM-systemet så att alla förändringar speglas. Ett exempel skulle kunna vara Adobe Drive.

Vilken lösning är då bäst?

Svaret är det klassiska konsultsvaret – ”Hur lång är ett snöre?”. Det beror på.

Arbeta precis som idag

Säg till exempel att du ingår i en arbetsgrupp som arbetar med att producera trycksaker. Vore det då inte smidigt om det enda som behövs är att spara filerna i önskad mapp på en server så sköter DAM-systemet resten? Framförallt eftersom detta förmodligen är precis så som alla arbetar redan idag.

Denna lösning ger på sätt och vis det bästa av två världar. Det blir precis som vanligt för er som användare. Ni kan spara, uppdatera och radera filer precis som vanligt. Samtidigt får ni alla fördelar av DAM-systemet som överlägsen sökning, överblick och det faktum att allt ni producerar också blir tillgängligt för andra som behöver det.

Även det bästa av två världar har emellertid sina brister. Till att börja med faller vitsen med hela denna lösning om du, för varje fil du lägger in, måste växla till DAM-systemets klient för att där komplettera på med extra metadata. Måste du göra det försvinner hela vinsten med denna lösning. Denna lösning förutsätter därför att du löser inmatning av metadata på andra sätt genom exempelvis inbäddad metadata i filerna, deras namn, mappstruktur eller integration till annat system.

Sedan måste du också överväga riskerna med detta arbetssätt. I och med att alla filer ligger fullt öppna och tillgängliga på servern, finns en risk att någon, av misstag, flyttar, döper om eller raderar en fil. Arbetar ni mot en en gemensam server idag har ni dock förmodligen redan regler och riktlinjer som hjälper er att undvika dessa situationer.

Att spara som vanligt på en server som automatiskt speglas av DAM-systemet är fungerar bra i situationen i detta exempel. Det är dock en sämre lösning i nästa scenario.

Enklast möjligt rent tekniskt

Tänk dig nu att du är en frilansande formgivare som ska lägga in dina filer i din kunds mediabank. Att då använda en lösning där servern automatiskt speglas av DAM-systemet hjälper inte dig; för med största sannolikhet kommer aldrig ens få se den servern, än mindre få tillåtelse att spara filer direkt på den.

I ditt fall vore en lösning med en webbsida där du kan ladda upp dina filer mer attraktiv. Framförallt eftersom den är enkel. Du behöver inte fundera över att installera några ytterligare programvaror eller så. Du behöver bara en webbadress.

Även här finns det emellertid vissa nackdelar. Hur gör du till exempel om du, precis efter att du laddat upp en fil, kommer på en sak du glömde rätta till? Hur uppdaterar du den fil du precis laddat upp till kunden? Kompetenta DAM-system erbjuder oftast funktioner för att göra just detta, men det tappar lite av sin enkelhet för dig som användare då det innebär mer komplexa användargränssnitt.

Uppladdning via webbsida används ofta för just detta ändamål – som ett enkelt sätt för externa medarbetare att lämna in filer på.

Krav på full kontroll

För dig som har rollen som DAM-bibliotikarie eller motsvarande, och alltså ansvarar för att lägga in och hantera stora mängder filer, passar ingen av de två tidigare exemplen in på din dagliga arbetssituation.

Att spara filer på en server som automatiskt speglas av DAM-systemet skulle förmodligen inte ge dig alla de möjligheter du behöver för att styra hur, var och när fil är tillgänglig.

Du kanske till exempel vill att en och samma fil ska finnas på två ställen samtidigt? Eller också måste du kunna skriva marknadsanpassade beskrivande texter till varje bild? Du kanske också behöver detaljerade funktioner för att, per fil, kunna styra vem som får se den och när? Sådant blir mycket svårt att lösa genom att bara använda en mappstruktur och kräver en digital lösning för Digital Asset Management. Alltså ett system som kan hantera dina behov.

Är du en användare med denna typ av krav, kommer varken lösning med en server som speglas av DAM-systemet eller uppladdning via webbsida vara tillräckligt. För dig skulle det snarare vara viktigt med en lösning där du arbetar med en speciell klient-programvara till DAM-systemet och sedan drar och släpper de filer du vill lägga direkt in till den programvaran, i vilken du sedan kan utnyttja alla funktioner för att tagga, beskriva och märka filer precis så som du vill.

Var exakt DAM-systemet sparar och hanterar dina filer bryr du dig inte om för DAM-systemet kommer ändå vara det system som alla använder när de behöver komma åt filen.

Enklast är alltid bäst

Som en tumregel ska du alltid sträva efter att välja den enklaste lösningen som påverkar flest personer. Det är allt som oftast också den bästa lösningen. Även om detta låter som något enkelt, kan det vara svårare än det låter. Olika personer kan nämligen ha olika åsikter om vad som är den enklaste lösningen.

Ta till exempel lösningen med en server som automatiskt speglas av ett DAM-system.

Frågar du någon i arbetsgruppen som redan arbetar mot en server, kommer de säkerligen säga att det är den enklaste lösningen. Frågar du emellertid någon på IT, kommer de snarare tycka att uppladdning via webb vore den enklaste lösningen. Leverantören av DAM-systemet kan å andra sidan tycka att en klient är enklast. För att inte gå vilse i sådana diskussioner kan du använda nedanstående prioriteringslista.

1. Vad är enklast för användarna? Försök i första hand välja den lösning som innebär att användarna kan arbeta precis så som de arbetar idag eller med så små förändringar som möjligt.

2. Vad enklast utifrån ett IT-perspektiv? Välj sedan den lösning som involverar minst komponenter och beroenden. Ofta är webbaserade användargränssnitt de enklaste utifrån ett tekniskt perspektiv medan lösningar som involverar integrationer mellan flera system, t.ex. Adobe Drive är mer komplexa.

3. Vad rekommenderar DAM-leverantören? Den eller de ni pratar med kring implementering av ett Digital Asset Management-system har garanterat goda råd att komma med. Baserat på de lösningar de satt upp för andra kunder och kunskap om vad som fungerar i olika scenarion kan de ge rekommendationer om vad som fungerar bra och mindre bra för era behov.

Vad mer behöver du fundera över?

Även om jag i denna artikel endast tar upp uppladdning av nya filer, får du inte glömma att det också finns andra användarexempel som är värda att ta i beaktning. Det finns fler kategorier av användare och behov samt fler saker som ska vara möjligt att göra med filerna i banken så som att arkivera, ge användarbehörighet, ladda ner eller byta version.

Kom ihåg att hela poängen med ett DAM-system är att användare enkelt ska kunna använda filer. De ska kunna lokalisera, ladda ner och nyttja bilder, logotyper, presentationer, mallar och illustrationer. En mediabank är en möjliggörare för att alla i organisationen når filerna. 

Genom att hitta den lösningen som fungerar bäst för de flesta inom organisationen ökar chansen att fler använder DAM-systemet; och inte hittar på sina egna lösningar som saboterar det centralt styrda arbetet.

Att lägga in filer i sitt Digital Asset Management-system

Oavsett vilken lösning du väljer, är poängen att det måste vara enkelt för användaren att arbeta med och lägga in filer. Om så inte är fallet kommer systemet inte användas. Det är med andra ord väl spenderad tid att fundera och noga överväga de olika alternativ du har för att förenkla dessa processer. 

Oavsett om ni sitter med en lösning idag och vill vidareutveckla era arbetssättet, eller om det är aktuellt att köpa in ett helt verktyg har vi en guide som kan vara till hjälp. Ladda ner den via knappen nedan.