Vad är egentligen kategorier?
Kategorier är ett sätt att gruppera liknande material. Helt enkelt bilder eller filer som berör samma ämne. I ett mediearkiv eller Digital Asset Management-system (DAM) är kategorier alltså en lista över sökord. Sökord som alla användare delar för att kunna hitta fram till bilderna. Kategorier är därmed förutbestämda termer som ska användas för att göra det lättare för alla att hitta materialet.
Utan uppsatta, och bestämda, kategorier är risken stor att olika använder använder skilda benämningar. De hittar på olika sätt att beskriva samma sak på. Någon skulle kanske skriva in bil för att beskriva ett fordon. En annan bilar, och en tredje personbil. I de flesta system är det inte ett större problem eftersom alla dessa de skulle gå att hittas när man söker efter ordet bil.
Betydligt värre skulle det emellertid vara om någon skrev in Volvo, en annan BMW och en tredje Suzuki. Som människa förstår vi att alla är bilar, men en dator, och tyvärr även ett DAM-system, har ingen aning om detta. Skulle du nu söka på bil kommer du inte hitta någon av dessa.
Lösningen på detta är just att använda en gemensam lista på sökord eller kategorier för att märka upp bilder på rätt (logiskt) sätt.
Kategorier i praktiken
I en DAM-lösning blir mediabanken sökbar baserat på de kategorier som bilder och filer associeras med. För administratörer går det ofta att tagga upp bilderna på olika sätt där en genomtänkt kategorisering blir ett utmärkt verktyg för att hålla ordning och reda.
En lösning, som du hittar i BrandMaster, är att kunna bygga upp en taxonomi över kategorier. Denna systematik gör att du kan ha övergripande termer där mer specialiserade begrepp eller ord står som underordnat.
Fördelen med detta är att en fil som kopplas till ett ord automatiskt också blir sökbar på överliggande sökord. En fil som kopplas till personbil, blir även sökbar på den hierarkiskt överliggande kategorin fordon.
Varför ska man använda kategorier?
I en organisation med stort bildarkiv underlättar kategorier för användare att lokalisera rätt typ av filer. Det kan tänka sig att ni har verksamhet i olika länder där ni vill samla bilder från event, lokalbilder från ett kontor eller säljmaterial som hör till en viss produkt. Till exempel:
Land: Sverige > Kontor: Landskrona > Typ: Personalbilder > Avdelning: Försäljning
Råd kring utformning av taxonomi
Att skapa en struktur för sina kategorier kan vara en utmaning. Antingen måste arbetet göras helt och hållet från början, eller så kan det vara läge att uppdatera och anpassa taxonomin när en äldre version inte längre fungerar. Här följer sex råd för att göra grundarbetet lite smidigare.
Råd 1: Undersök om det finns något som kan återanvändas
I mitt exempel med fordon ovan, gjorde jag det väldigt enkelt för mig själv. För att undvika jobbiga diskussioner i stil med "borde inte traktor ligga under motorfordon?" gick jag till Wikipedias definition av Motorfordon. Jag tog sedan den klassifikation som fanns där och använde rätt av. Du kan göra på liknande sätt. Du kan till exempel:
-
Återanvända det produktträd ni har på webben
-
Återanvända artikelgrupper från affärssystemet
-
Återanvända organisationsschemat
Det finns även branschorganisationer som upprättar olika typer av klassificeringssystem som du kan återanvända, och om det inte skulle räcka finns det även ”standarder” man kan ta del av.
Råd 2: Utgå från kunden
Om du har identifierat alternativa klassificeringssystem, välj det alternativ som bäst motsvarar hur kunder tänker när de konsumerar era produkter eller tjänster. De kanske inte känner till era interna klassificeringar där en bild på glasspinne hamnar i kategorin sommar snarare än maträtter.
Kunden-först-tänk underlättar också om återförsäljare får tillgång till delar av DAM-systemet för att hitta material.
Tips! Motstå frestelsen att göra två olika kategorisystem eftersom ett sådant beslut alltid innebär mer arbete varje gång nya filer ska katalogiseras.
Råd 3: Undvik dubbletter
Ett problem som ofta följer med när taxonomin byggs upp efter en mappstruktur som använts på filserver eller mindre sofistikerad mediabank-lösning, är dubbletter. När kategorinamn upprepas gång på gång under andra överliggande kategorier.
Ett exempel är att i klassificeringssystem upprepa kategori produktfoto under varje enskild produkt. Det kan vara läge att istället bryta ut kategorin och dra nytta av att möjligheten att kunna tagga bilder och filer med flera olika kategorier så att det går att dra nytta av filtreringsfunktion som visar bilder som matchar båda kategorityperna.
Råd 4: Återskapa inte metadata som redan finns
En fallgrop många lätt faller i är att skapa ett kategoriträd som innehåller metadata som redan finns på andra ställen. Bildfiler innehåller mängder med metadata som går att söka på direkt i bildarkivet; utan att behöva skapa separata kategorier.
Andra exempel på metadata som redan finns är bland annat:
-
Olika typer av datum
-
Namn på den som katalogiserade filen
-
Färgläge på bilder
-
Orientering på bilder (stående/liggande)
Tips! Det går att lägga in mer information i metadatan som hör till en bild. Passa på att tagga individer som förekommer på bild, fotograf, användningsrättigheter mm.
Råd 5: Inte för detaljerat
Ett vanligt fenomen är att man tänker lite för lång och gör saker och ting allt för komplicerat. Det kategoriträd man gör blir lätt för detaljerat.
Testa ditt kategoriträd genom att försöka uppskatta hur många filer som kommer finnas under varje kategori. Om du upptäcker att det endast kommer finnas några få filer i varje kategori, har du nog gjort det lite för detaljerat.
Tips! Tänk på att miniatyrbilderna i BrandMaster gör det väldigt lätt att överblicka många filer på en och samma gång. Det är inget problem att skanna igenom till exempel 40 bilder i en och samma kategori för att hitta det man söker.
En annan synvinkel
En annan vinkel på detta är hur användarna tar emot ditt DAM-system när du lanserar det? Ofta lanseras DAM-system innan alla filer finns i det. Fundera på hur du, som användare, skulle tänka om du klickar på kategori efter kategori och inte hittar några filer?
Risken är stor att du antingen tänker: ”Detta verkar ju inte färdigt ännu så jag struntar i det tills dess någon säger att jag måste”. Förmodligen inte riktigt det intryck du vill att de ska få
Råd 6: Följ principen en fil – en kategori
Med det perfekta kategoriträdet ska varje fil endast behöva kopplas till en specifik kategori. Då blir det enkelt för både den som katalogiserar och den som söker.
Detta kanske låter omöjligt – att varje fil endast ska ha ett sökord? Det är dock inte så du ska tänka. Tänk istället att det ska finnas andra typer metadata utöver kategorierna; och att överliggande kategorier är med och kopplar på ytterligare sökord. Metadata kan även användas för sökning och filtrering.
Exempel på bra kategoriträd för olika verksamheter
- Företag inom tillverkande industri eller retail – Bygg kategoriträdet kring de produkter man tillverkar och/eller säljer.
- Det mindre eller medelstora tjänsteföretaget – Ofta är ett system baserat på tjänsteutbud eller tillgångar mest effektivt.
- Marknads- eller reklamavdelningen – Om DAM-systemet främst är till för att effektivisera markndsföringsarbetet, kan det vara lämpligt att bygga kategoriträdet kring de aktiviteter man faktiskt gör, det vill säga projekten. Detta för att det ofta är så man söker när man vill återanvända gammalt material. ”Till exempel, bilden vid tog fram för förra kampanjen”.
Avslutande ord om att bygga taxonomi
Mitt absolut viktigaste råd om kategorier i en mediabank är: tänk till. Det blir aldrig lika kaosartat och oorganiserat som att efter implementering löpande försöka anpassa och bygga sin taxonomi. Inför systembyte eller när det är dags att omorganisera filbanken – gör ett grundligt förarbete och en lösning som passar er organisation.
Med det sagt är det bra att ha lite utrymme för flexibilitet, men som sagt, inte på bekostnad av ordning och reda.
