Ett sådant modeord är DAM, som står för Digital Asset Management. Läs vidare för at lära vad Digital Asset Management är och förklaring till varför det är ett viktigt ämne att ha koll på.
Vad är Digital Asset Management?
Digital Asset Management brukar innefatta både systemlösningar för, och själva processen med, att arbeta med filer. Att samla, strukturera och hantera hur digitala filer och media används inom en organisation. Vanligtvis pratat man om DAM och syftar då till bilder, dokument och annat material som har tydlig koppling till just marknadsföring.
Ett DAM-system är alltså verktyget där man samlar sina digitala filer (digital assets) och som används för att skapa bättre arbetsprocesser och ge mer kontroll och översikt till de med administratörsroll. Det är mer sannolikt att ett företag som har en DAM-lösning på plats är mer framgångsrika med att visa upp en konsekvent bild av sitt varumärke än de organisationer utan.
Varför är det viktigt med Digital Asset Management?
En stor utmaning för större företag är när det finns ett stort antal filer och man tappar kontrollen över att veta exakt var de är och vilket material som finns. Att hitta filer, eller att leta utan att lyckas, ödslar mycket tid och kan ge negativa effekter på marknadsföringen som stort.
Vidare finns det oftast funktioner för att dra ut statistik på vilket material som laddas ner. DAM-system hjälper dig återta kontrollen och att säkerställa att material går att hitta och att enbart rätt versioner används.
Några av fördelarna med Digital Asset Management
-
Att kunna samla varumärkes- och marknadsföringsfiler på en och samma plats. Undviker fallgroparna med att ha gamla versioner av material i omlopp.
-
Automatiserade processer. Smidigare arbetsflöden då allt material är tillgängligt snabbt och enkelt att hitta.
-
Sökfunktioner för snabb åtkomst av material.
-
Förvaring i molnet ger ökad flexibilitet för distansarbete.
-
Lätt att dela material till olika intressenter inom och utanför organisationen.
-
Underlättar arbetet med externa byråer när de kan ladda upp direkt i systemet istället för att det ska flyttas mellan olika system.
Vad du bör leta efter i en Digital Asset Management-lösning
Allt på en plats
Grundläggande funktion hos varje DAM är att det går att samla och strukturera olika typer av media och filer i en och samma lösning. Se även till att den tillåter access från både medarbetare och externa användare. På så sätt blir det enklare att samarbeta inom och utanför organisationen.
Enkel att strukturera
Det är viktigt att hitta en systemlösning som inte kräver konstant underhåll och som skapar rätt förutsättningar för att arbeta effektivt. Leta efter en lösning med flexibilitet i hur filer går att strukturera, samtidigt som det finns robusta sökfunktioner på plats.
Smidigare arbetsprocesser för filhantering
En stor fördel med en DAM-lösning är att den är tillgänglig dygnet runt och inte kräver vägledning för att använda. Kollegor kan själva surfa in och hitta vad de behöver. Men det är också bra om systemet även har funktioner för att kunna dela filer utan direkt access genom att skicka länkar som fungerar utanför systemet.
Komplett översikt och kontroll över filar
Med ett filhanteringssystem kommer ökad kontroll. Men det gäller att ha kontroll på rätt saker. Därför bör det finnas bra funktioner för administratörer som till exempel kan ge olika tillgång till olika användargrupper och få översikt på vad som görs i systemet.
Fördefinierade filformat och filtyper
En kraftfull Digital Asset Management-lösning gör ditt liv enklare genom administrativa inställningar. Till exempel kan du fördefiniera vad som ska hända när ett visst filformat laddas upp. En Adobe Illustrator-fil laddas upp och systemet skapar automatsikt en PNG-fil med hög resolution och en version för webben i JPEG-format – allt i rätt dimensioner. Den typen av lösningar underlättar inte bara ditt administrativa arbete, det gör det även enklare för anställda att hitta och få fram vad de behöver.
Kostnad- och tidsbesparingar med Digital Asset Management
I slutändan handlar fungerande brand och marketing management om att dra ner på mängden bisysslor som äter upp onödigt mycket tid och som drar fokus från kärnverksamheten. Bisysslorna är till synes små, men över en längre period tar de mycket tid.
Återkommande problem som ger upphov till onödiga bisysslor är bland annat att hitta filer, skicka filer intern och återskapa media då man inte hittar originalet. Med en digital lösning behöver inte anställda undra – allt finns alltid där.
Med en arbetsprocess för Digital Asset Management och ett system som hjälper till i hanteringen blir det betydligt enklare att eliminera tidstjuvar. Och tid är ju pengar. Så, att ha en DAM-lösning ger rätt kontroll över marknadsföringen, varumärket och arbetet. Det sparar tid och pengar.