Bevor Sie sich für ein Digital Asset Management System entscheiden, müssen Sie den aktuellen Stand der Verwaltung Ihrer Assets kennen, die Herausforderungen, mit denen Mitarbeiter und Teams konfrontiert sind, wie sich dies auf ihren Arbeitsalltag auswirkt und wie viel Zeit und Ressourcen für die Pflege und Erstellung von Assets aufgewendet werden. Wenn Sie dies verstehen, können Sie die Komplexität und die Auswirkungen eines schlechten Asset Managements besser einschätzen und es wird Ihnen bei der Entscheidungsfindung helfen.
Erfassen Sie den aktuellen Status Ihres Asset Management
Was sind digitale Assets in Ihrem Unternehmen?
Dateien und digitale Dokumente sind unabhängig von ihrem Inhalt ein digitales Asset. Sie wurden erstellt, um einen Zweck für Ihre Mitarbeiter und Ihr Unternehmen zu erfüllen. Bilder, Videos, Verträge, Bestellungen, Mitarbeiterdokumente, Präsentationen und Verkaufsangebote sind alles Assets. Und seien Sie versichert, dass die Menge der Assets, die Ihr Unternehmen besitzt, mit der Entwicklung in der papierlosen Welt, in die wir eingetreten sind, nur weiter steigen wird.
Bevor Sie weiterlesen, machen Sie eine kurze Einschätzung, wie viele digitale Assets Ihr Unternehmen besitzt und wie hoch die erwartete Wachstumsrate dieses Stapels innerhalb des nächsten Jahres ist.
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Kennen Sie den Wert Ihrer Assets
Dies ist ein wichtiges Detail, und viele Unternehmen vernachlässigen die Bedeutung und den Wert von Assets. Unabhängig vom Zweck eines Assets wurden Zeit und Ressourcen in die Erstellung jedes Assets investiert. Das ist nicht nur mit Kosten verbunden, sondern die Assets haben auch einen Wert. Unternehmen müssen sie als eine Investition in geistiges Eigentum betrachten, das es zu schützen gilt. Sie müssen diesen Wert kennen.
Verstehen Sie die Herausforderungen beim Asset Management in Ihrem Unternehmen
Asset-Management ist schwierig. Da Assets von Einzelpersonen erstellt werden, ist es nicht ungewöhnlich, dass niemand den kompletten Überblick und die Verantwortung hat. Wenn wir mit potenziellen Kunden sprechen, wird uns oft gesagt, dass sie die Kontrolle über ihre Assets haben und es keinen Grund gibt, etwas zu verbessern. Ein genauerer Blick offenbart jedoch eine andere Geschichte.
- Dateien werden an vielen verschiedenen Orten gespeichert: Dropbox, Adobe Cloud, Desktops, private Ordner, eingeschränkte Serverorte, E-Mails, SharePoint. Erstens: Wer hat den kompletten Überblick darüber? Zweitens: Wie kann man erwarten, dass jeder im Unternehmen weiß, wo was zu finden ist?
- Eingeschränkter Zugriff: Bei einer Vielzahl von Dateien an bekannten und unbekannten Orten ist der eingeschränkte Zugriff offensichtlich. Wie können Sie ohne Zugriff wissen, was vorhanden ist? Und wie kann jemand anderes die Dateien nutzen?
- Dateiduplikate und Versionsabweichungen: Durch die Mehrfachablage kommt es zu einer verstreuten Speicherung. Das führt nicht nur zu Dateiduplikaten, sondern wie behält man die Kontrolle über die letzte und endgültige Version?
Was können wir daraus ableiten? Ein schlechtes Asset-Management ist einfach schlecht für die Effizienz des Unternehmens und die Kostenkontrolle.
- Wenn Sie nicht wissen, dass es sie gibt, werden Sie Zeit und Ressourcen damit verbringen, Assets neu zu erstellen
- Wenn Sie nicht wissen, wo Sie suchen müssen, werden Sie Unmengen von Zeit mit der Suche nach Dateien verbringen. Zeit, die Sie für wertsteigernde Arbeiten hätten verwenden können.
- Wenn Sie nicht wissen, was die letzte Version ist, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Sie die falsche Datei nehmen. Der Schaden, der durch die Verwendung falscher Assets entsteht, kann irreparabel sein.
Stellen Sie sicher, dass Sie erfassen, wo Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter Dateien speichern, wer Zugriff hat und braucht, wie hoch die Nutzungsrate ist und wie viel es kostet.
Erfassen Sie warum Digital Asset Management für Ihr Unternehmen wichtig ist
Richtiges Asset Management ist aus dem offensichtlichen Grund wichtig, das geistige Eigentum Ihres Unternehmens zu schützen und zu pflegen. Aber das ist noch nicht alles. Da ein Digital Asset Management System Assets an einem einzigen Ort sammelt, strukturiert und gemeinsam nutzt - und damit eine einzige Quelle der Wahrheit schafft -, verändert ein Digital Asset Management System die Art und Weise, wie Sie arbeiten, indem es automatisierte Workflows und eine Standardisierung bietet, die zu folgenden Ergebnissen führt:
- Verbesserte Unternehmenseffizienz: Wenn jeder weiß, wo Dateien gespeichert werden und wo sie zu suchen sind, wird das Auffinden von Dateien einfach und es wird keine überflüssige Zeit verschwendet.
- Reduzierte unnötige Kosten: Wenn Sie den Ablageort von Dateien standardisieren, besteht keine Notwendigkeit mehr, eine Vielzahl von Ablagesystemen zu führen. Eine weitere Kostenersparnis ist die Zeit, die Sie bei der Suche nach nie gefundenen Dokumenten einsparen, was letztendlich dazu führt, dass Assets neu erstellt werden müssen.
- Schaffen Sie Unternehmenstransparenz: Jeder braucht Assets. Was Digital Asset Management in dieser Hinsicht zu einem so wertvollen Werkzeug macht, ist die Möglichkeit, Assets in einer kontrollierten und einfach zu verwaltenden Umgebung gemeinsam zu nutzen. Egal, ob jemand eine Präsentation, eine Release-Notiz oder ein Verkaufsangebot erstellt oder ob Sie eine globale Einrichtung mit Lokalisierungsbedarf haben. Alles kann von Ihrem Digital Asset Management aus geschehen - qualitätsgesichert.
Wenn Sie Ihre Herausforderungen kennen und wissen, wie sich diese auf Ihr Unternehmen auswirken, können Sie leicht einschätzen, warum Sie in ein Digital Asset Management System investieren müssen, was einen hervorragenden Business Case zur Rechtfertigung Ihrer Investition darstellt.
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Digital Asset Management-Funktionen und Möglichkeiten, auf die Sie achten sollten
- Cloud-Speicher: Heutzutage wird das Arbeiten von überall zum neuen Standard, daher müssen Sie sicherstellen, dass Sie Ihre Dateien und Dokumente mit voller Zugänglichkeit speichern. Eine Cloud-Lösung hat eine höhere Skalierbarkeit und wird für die meisten Unternehmen zu einer Standardanforderung.
- Künstliche Intelligenz: Dateien enthalten eine Menge Daten und Informationen, und Sie möchten nicht alles von Hand ausfüllen. Bei der Anzahl an Dateien, die Ihr Unternehmen hat, müssen Sie sicherstellen, dass das Hochladen von Dateien einfach ist. Mit der KI-Technologie haben Sie einen Assistenten, der automatisch Metadaten zu Ihren Dateien hinzufügt. Und er wird auch zu Ihrem Suchassistenten, wenn Sie nach Dateien suchen.
- Metadaten: Dies ist ein Muss. Je mehr Daten Sie Ihren Dateien hinzufügen können, desto einfacher ist es, sie zu finden und richtig zu verwenden. Daten wie Farbe, Standort, Fotograf, Copyright, Ersteller der Datei, Beschreibung des Inhalts, Bilddaten und vieles mehr sind wichtige Informationen. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre eigenen Metadaten-Eigenschaften definieren können.
- Taxonomie: Ein weiteres Must-have. Schlüsselwörter und Tags sind wichtige Informationen, die Ihre Dateien für eine gute Durchsuchbarkeit benötigen. Je besser Sie dies planen, desto effizienter wird Ihr Digital Asset Management-Archiv sein. Stellen Sie sicher, dass Sie Tags und Schlüsselwörter so anpassen können, dass sie zu Ihrem Unternehmen und den Bedürfnissen der Benutzer passen.
- Kategoriensystem: Struktur ist wichtig, wenn es um Dateien geht. Sie hilft den Benutzern, die benötigten Dateien schnell zu finden. Mit einem mehrstufigen Kategoriesystem sind Sie in der Lage, eine Hierarchie zu erstellen, die für jeden im Unternehmen logisch ist, nicht nur für eine einzelne Abteilung oder Person.
- Dateivorschauen: Dies ist ein absolutes Muss. Ein Archiv ohne Dateivorschau ist nutzlos. Unabhängig vom Dateityp, stellen Sie sicher, dass das Digital Asset Management System Miniaturansichten erstellt. Thumbnails sind Dateiinformationen, die es den Benutzern leicht machen, die Datei schnell zu finden und herunterzuladen.
- Facettierte Suche: Wenn Metadaten, Taxonomie, Dateivorschau und Kategorien vorhanden sind, ist es einfach, Dateien zu finden. Eine zusätzliche Facettensuche hilft den Anwendern, ihre Suche noch weiter einzugrenzen. Dies ist besonders praktisch, wenn Ihr Archiv Tausende von Dateien enthält.
- Automatische Datei-Transkodierung: Wenn es um die Dateipflege geht, wollen Sie es einfach und effizient halten. Anstatt mehrere Dateiformatausgaben zu erstellen, die regelmäßig gewartet und aktualisiert werden müssen, laden Sie eine Datei hoch und lassen das Digital Asset Management System den Rest erledigen. Sie entscheiden, welche Ausgaben automatisch generiert werden sollen.
- Dateiformat vordefinieren: Wenn es um Image Assets geht, ist das Dateiformat eine große Sache. Solche Assets werden ständig in einer Vielzahl von Größen angefordert. Und auch hier wollen Sie die Dinge einfach halten. Legen Sie fest, in welchen Größen die einzelnen Assets verfügbar sein sollen, und lassen Sie das Digital Asset Management System die endgültige Ausgabe generieren. Die Pflege der Assets ist mit dieser Funktion sehr einfach.
- Intelligenter Zuschnitt: Wenn die Größenänderung Teil des Prozesses ist, wollen Sie sicherstellen, dass die Benutzer professionell zuschneiden. Mit einem intelligenten Beschneidungswerkzeug können Benutzer einen Fokus- oder Detailbereich definieren, der sicherstellt, dass wichtige Bilddetails sichtbar bleiben.
- Flexible Zugriffskontrolle: Wenn Sie alles in einen Korb legen, müssen Sie die Kontrolle darüber haben, wer auf was Zugriff hat. Definieren Sie Benutzergruppen und verwalten Sie mühelos interne und externe Besucher.
- Vordefinierter Upload: Bei einem Digital Asset Management System geht es darum, alles unter einem Dach zu sammeln. Um sicherzustellen, dass die Digital Asset Management-Struktur lückenlos bleibt, sollten Sie sicherstellen, dass Sie Upload-Einstellungen vordefinieren können, die Dateien automatisch markieren und kategorisieren. Dies ist besonders praktisch für externe Anbieter, die Inhalte an Ihr Unternehmen liefern.
- Versionskontrolle: Sie müssen sicherstellen, dass Ihre Dateien gültig sind und vermeiden, dass falsche Dateien verteilt werden. Mit der Versionskontrolle und der Verwaltung des Dateiablaufs ist dies ein Leichtes.
- Sicherheit: Sicherheit ist der Schlüssel, wenn es um Ihre Wertgegenstände geht. Stellen Sie sicher, dass Ihr Digital Asset Management System die notwendigen Sicherheitsstandards erreicht und nicht zum Gegenstand von Fremdzugriffen wird.
- Systembetrieb: Sie können nicht riskieren, dass Ihre Dateien nicht mehr verfügbar sind. Stellen Sie sicher, dass Ihr Digital Asset Management System auf einer zuverlässigen und stabilen Technologie läuft, die Ihre Dateien rund um die Uhr verfügbar hält.
Diese Liste lässt sich endlos fortsetzen, der Punkt, den wir zu machen versuchen, ist, dass Sie nach einem Digital Asset Management System suchen müssen, das flexibel und einfallsreich ist. Ein Digital Asset Management-System ist ein Werkzeug für das gesamte Unternehmen und es gibt viele Überlegungen, die man anstellen muss. Nicht nur auf der Benutzerebene, sondern auch auf der Systemebene. Je besser Sie Ihre digitalen Systeme einbinden und vernetzen, desto bessere Arbeitsabläufe werden Sie etablieren und damit Effizienz und Kosteneinsparungen im gesamten Unternehmen ermöglichen.
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Wenn Sie Ihre Feature-Liste vor sich liegen haben, müssen Sie sich einen Marktüberblick verschaffen.
Stellen Sie Ihre Optionen für das Digital Asset Management zusammen
Es gibt eine Vielzahl von Digital Asset Management Systemen, aus denen Sie wählen können, und wir empfehlen Ihnen eine gründliche Analyse. Sie müssen die Benutzer, die Administratoren und das Unternehmen berücksichtigen. Was sind die Hauptgründe für Ihren Bedarf und wie stellen Sie sich die Nutzung vor? Dies ist eine langfristige Investition, die sich lohnen muss. Wenn Sie mit einem System enden, das niemand nutzt, werden Sie wieder dort landen, wo Sie angefangen haben.
Bevor Sie sich für ein System entscheiden, sollten Sie sich einen Überblick über Ihre Digital Asset Management-Optionen verschaffen und einen Vergleich erstellen, den Sie sich genauer ansehen möchten. Wir empfehlen, dass Sie über den Tellerrand hinausschauen. Die digitale Landschaft ändert sich schnell und obwohl Sie ein System zum Speichern von Dateien suchen, können Ihre Bedürfnisse morgen schon ganz anders aussehen.
Treffen Sie Ihre Wahl für ein Digital Asset Management System
Sie werden viele Anbieter finden, die die gleiche Art von Technologie und Funktionen liefern. Vielleicht läuft es am Ende des Tages auf den Preis hinaus. Wir bei BrandMaster wissen jedoch, dass es um mehr als den Preis geht.
Ein richtiges Digital Asset Management System kann mehr sein als ein Dateiarchiv oder eine Bilddatenbank. Stellen Sie sich vor, Sie verbinden Ihre Assets mit digitalen Markenrichtlinien, Ihrer Website, PIM, CRM, einem Online-Webshop oder mit einem digitalen Planungswerkzeug. Die Integrationsmöglichkeiten sind endlos, schauen Sie sich diese hier an.
Mit all Ihren Optionen vor Augen ist es an der Zeit, die Details zu erfahren. Wenn Fähigkeiten, Funktionen und sogar Integrationen gleich sind, ist es einfach, auf den Preis zurückzugreifen.
Da ein Digital Asset Management System dem gesamten Unternehmen dienen wird, müssen Sie sicherstellen, dass Sie allen den Rücken freihalten. Es gibt nichts Schlimmeres, als in ein System zu investieren, das von niemandem genutzt wird.
Achten Sie auf Details wie:
- Benutzerfreundlichkeit: Mit Digital Asset Management werden Sie sowohl Back-End- als auch Front-End-Benutzer haben, und Sie müssen sicherstellen, dass es an beiden Enden einfach ist, korrekte Arbeitsabläufe sicherzustellen.
- Zugriffsebenen: Keiner muss alles sehen. Stellen Sie sicher, dass das System Ihrer Wahl Ihnen erlaubt, Zugriffsebenen einzurichten, die den Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen.
- Sicherheit: Wenn es um Dateien geht, ist Sicherheit ein Muss. Stellen Sie sicher, dass Ihr Anbieter Ihre Sicherheitsanforderungen erreicht.
- Technologie: Der Martech-Bereich ändert sich schnell, stellen Sie sicher, dass Sie einen Anbieter wählen, der langfristig dabei ist. Informieren Sie sich über die Geschichte und Vision des Unternehmens und sehen Sie sich die Roadmap an.
- Zukunftssicher: Niemand weiß, was die Zukunft bringt oder was Ihr Unternehmen in Zukunft brauchen wird. Selbst wenn ein Digital Asset Management System das Einzige ist, was Sie heute brauchen, sollten Sie Ihre Wahl des Anbieters nicht darauf beschränken. Digitale Assets sind ein wesentlicher Bestandteil Ihres Betriebs, stellen Sie sicher, dass Sie ein System wählen, das mit Ihnen wachsen kann. Entweder mit der Option, weitere Anwendungen zu wählen oder mit Drittanbietern zu integrieren.
Mit BrandMaster Digital Asset Management System verbunden und integriert erhalten Sie:
- Schutz des Eigentums: Assets werden von Mitarbeitern erstellt. Aber es ist das Eigentum Ihres Unternehmens. Indem Sie alle Assets an einem einzigen Ort sammeln, müssen Sie sich keine Sorgen machen, dass Dateien verloren gehen oder versteckt werden. Sie werden zentral verwaltet und kontrolliert, unabhängig davon, wer die Datei erstellt hat.
- Modernisierte Abläufe: Eine einzige Quelle der Wahrheit ermöglicht eine zuverlässige und automatisierte Verteilung von Dateien und Dokumenten.
- Geringere Kosten: Indem Sie die Anzahl der Dateispeicherorte in Ihrem Unternehmen eliminieren, ist die Kostenreduzierung offensichtlich. Aber Sie eliminieren auch versteckte Kosten - die Kosten von Arbeitszeiten
- Schutz der Marke: Ihre Marke ist Ihr wertvollstes Asset. Sie in einem Digital Asset Management System sicher aufzubewahren ist ein absolutes Muss, aber wenn Sie Ihre Marke mit Ihren Markenrichtlinien verbinden, erhält Ihre Marketingabteilung eine Lösung für das Brand Asset Management, die Ihre Branding-Prozesse aufwertet und dafür sorgt, dass Sie auch auf der Marke bleiben.